Spesso mi capita di vedere siti web di nuovi clienti del tutto fuori legge. Ancora vedo siti web senza politica sui Cookie, oppure senza pagine sulla privacy o senza mostrare i dati societari obbligatori. “Uomo avvisato mezzo salvato”, si rischia una multa salatissima, quindi prenditi 10 minuti e controlla che il tuo sito aziendale si a norma di legge. Ti invito a prestare massima attenzione, un nuovo cliente mi ha raccontato di aver ricevuto una salatissima multa (Circa 2500€), questo perchè la sua vecchia agenzia è stata “leggermente” distratta!
Sicuramente pensarai: “Il mio sito web è perfetto”, ne sei davvero sicuro? scopriamolo subito.
Facciamo chiarezza una volta per tutte sugli obblighi di legge per i siti internet.
Per rendere tutto semplice, hoo provato a schematizzare il tutto:
1 – Sito Web – Obblighi di legge
Le società di capitali hanno l’obbligo di esporre sul sito web (Spa, Sapa, Srl, Srls):
- La denominazione completa;
- L’indirizzo e la città della sede legale;
- La partita IVA (almeno in home page);
- La provincia dell’ufficio registro di iscrizione;
- Il codice fiscale;
- Il numero REA;
- Il capitale sociale (l’importo e la quota versata);
- L’eventuale stato di liquidazione della società;
- L’eventuale stato di società unipersonale;
- L’eventuale società o ente di direzione e coordinamento alla quale è soggetta;
- L’indirizzo PEC (posta elettronica certificata), che anche se non obbligatorio, rende la società più trasparente agli occhi dei visitatori favorendo la comunicazione con essi.
SOCIETA’ DI PERSONE (Snc, Sas e Società Semplice) ed IMPRESA INDIVIDUALE:
L’unico obbligo vero e proprio indicato dalla legislazione riguarda:
- La partita IVA (che deve essere presente almeno in home page);
Il nostro consiglio è comunque di inserire, anche tutti gli altri dati per questioni di trasparenza verso gli utenti (che, ricordiamolo, essendo potenziali clienti, potrebbero essere attratti maggiormente da un’azienda che non ha problemi ad esporre i propri dati).
Inoltre rendere noti da subito tali dati ci mette al riparo di eventuali obblighi legislativi futuri . Per cui, anche per le società di persone, è bene indicare:
- La denominazione completa;
- L’indirizzo e la città della sede legale;
- La partita IVA (almeno in home page);
- La provincia dell’ufficio registro di iscrizione;
- Il codice fiscale;
- Il numero REA;
- L’eventuale stato di liquidazione della società;
- L’indirizzo PEC (posta elettronica certificata), per il quale vale quanto visto per le società di capitali.
Per le imprese individuali invece riportare:
- Nome e cognome (ed eventualmente la denominazione se presente);
- L’indirizzo e la città della sede legale;
- La partita IVA (almeno in home page);
- La provincia dell’ufficio registro di iscrizione;
- Il codice fiscale;
- Il numero REA;
- L’indirizzo PEC (posta elettronica certificata), per il quale vale quanto visto per le società di capitali.
Ricordiamo che i dati obbligatori elencati sopra devono essere riportati anche negli atti e nella corrispondenza, è quindi necessario inserirli anche nelle comunicazioni email (ad esempio nella firma), oltre che sui documenti fiscali e contabili.
2 – Sito e-commerce – Obblighi di legge
I dati da inserire, dal luglio 2009 è necessario menzionare:
- la ragione Sociale
- l’indirizzo della Sede legale (completo)
- Codice fiscale (se presente)
- l’Ufficio del registro delle imprese presso cui si è registrati e numero di registrazione (REA)
- il capitale sociale risultante dall’ultimo bilancio secondo la somma effettivamente versata
- l’eventuale stato di liquidazione della società
- nel caso di Srl o di Spa la presenza di un socio unico.
Come per il sito web, anche in questo caso le informazioni vanno inserite nelle fatture e nelle mail.
3 – Newletters e Moduli Contatti – Obblighi di legge
Prima di mandare una mail pubblicitaria, è necessario che l’utente abbia dato il consenso preventivo ed accettare le disposizioni previste dall’art. 13 del D.lgs. 196/03.
Non vale la proprietà transitiva: un imprenditore non può passare la sua lista ad un collega, questo è una violazione della privacy. No non vale “Fleggare” in anticipo la casella del consenso e dare per scontato che se l’utente non toglie la spunta allora accetta automaticamente i termini previsti sul sito.
NOTA: in teoria l’utente deve essere messo nella possibilità di barrare la specifica casella dove NEGA il consenso all’uso dei propri dati.
4 – Privacy Policy – Obblighi di legge
La pagina contenente i termini della privacy deve assolutamente essere presente e linkato da ogni pagina del sito internet, deve essere raggiungibile da ogni modulo presente sul sito. Ecco alcuni aspetti importanti che deve contenere il documento della privacy:
- Mettere in risalto come i dati personali verranno tutelati
- Mettere in risalto chi è il responsabile del trattamento
- Mettere in risalto a che scopo verranno conservati e usati i dati personali
5 – I cookie – Obblighi di legge (Attento, c’è ancora molta confusione su questo aspetto)
Tutti ormai conosciamo questa nuova parola che tanto ha fatto “arricchire” le web agency e penare imprenditori e aziende.
In caso di profilazione ecco cosa fare:
- se avete cookie di profilazione, dovete notificarlo attraverso questo link e pagare circa 150€ di spese amministrative.
- Mentre se uste Google analytics, Adsense o servizi simili basterà mostrare l’avviso e l’informazione estesa.
Naturalmente questo è solo un sunto degli obblighi di legge. Ci sono tante norme e cavilli da rispettare per essere in regola con unsito web p e-commerce. Cosa fare per evitare sanzioni? Affidati ad una Web Agency (GSMarketing per esempio).
Non è stato certamente l’articolo più interessante, ma quando si parla di soldi e possibile multe è sempre meglio vederci chiaro ed essere il più attenti possibile.
